Au Luxembourg, la formation professionnelle continue est plus qu’un outil RH : elle est considérée comme un levier de compétitivité à part entière, soutenu par l’État. Selon le rapport d’activité de l’INFPC, ce sont plus de 9000 entreprisesqui ont bénéficié du cofinancement au cours des trois dernières années. Ce dispositif est encadré par la loi du 19 décembre 2008, modifiée à plusieurs reprises pour élargir l’accès aux différents publics et renforcer la qualité des formations financées.
En 2022, plus de 35 millions d’euros ont été versés sous forme de remboursement aux entreprises. Pourtant, chaque année, des dossiers sont refusés pour des erreurs parfois minimes : documents incomplets, dates non respectées, programmes non conformes, ou justificatifs mal préparés.
Ce numéro a pour objectif de vous fournir une vision claire, structurée et réaliste pour éviter ces pièges et profiter pleinement de ce véritable coup de pouce pour vos projets de formation.
La formation continue est un levier stratégique pour toute entreprise, mais elle représente aussi un budget conséquent. Heureusement, le système luxembourgeois prévoit un soutien financier significatif via le cofinancement de l’INFPC(Institut National pour le Développement de la Formation Professionnelle Continue).
Chaque année, des milliers d’entreprises bénéficient de ce mécanisme. Pourtant, beaucoup passent à côté de l’opportunité faute d’anticipation, de préparation, ou à cause d’erreurs évitables. Voici ce qu’il faut savoir pour monter un dossier solide, complet, et maximiser ses chances de remboursement.
🧾 Petit rappel : qu’est-ce que le cofinancement INFPC ?
Le cofinancement INFPC est un dispositif public mis en place pour inciter les entreprises à investir dans la montée en compétence de leurs salariés. Concrètement, il s’agit d’un remboursement partiel des coûts liés à la formation professionnelle continue, à hauteur de 20 % à 70 %, selon plusieurs critères. Ce soutien s’inscrit dans la volonté du gouvernement luxembourgeois de soutenir la compétitivité et l’adaptabilité du tissu économique national à travers le développement des compétences.
Le taux de cofinancement dépend de la taille de l’entreprise, du public cible (notamment si les formations concernent des personnes peu qualifiées), du contenu pédagogique, de la durée de la formation et de la conformité des pièces justificatives. Le système privilégie également les formations stratégiques alignées avec les besoins du marché du travail ou les évolutions sectorielles identifiées par le Statec et les chambres professionnelles.
Le dispositif est encadré par la loi du 19 décembre 2008 relative à la formation professionnelle continue, qui impose des exigences de traçabilité, de qualité, et d’adéquation entre le contenu de la formation et les besoins réels des entreprises.
✅ Qui peut en bénéficier ?
Toutes les entreprises légalement établies au Luxembourg, quel que soit leur secteur d’activité, peuvent prétendre au cofinancement à condition de répondre à certains critères cumulatifs :
- disposer d’un numéro de matricule employeur auprès du Centre Commun de la Sécurité Sociale (CCSS),
- être en règle vis-à-vis de leurs obligations fiscales et sociales (aucun retard de paiement ou litige en cours),
- avoir réalisé des formations qui présentent un lien direct avec l’activité professionnelle de l’entreprise ou les compétences visées pour l’évolution des postes.
Cela concerne aussi bien les TPE, PME, grandes entreprises que les groupes internationaux disposant d’un établissement stable au Luxembourg.
Les ASBL, communes et entités publiques peuvent également être éligibles au dispositif, à condition que les formations ne relèvent pas de l’obligation de formation initiale ou continue imposée par d’autres réglementations sectorielles (par exemple dans l’éducation nationale ou les professions de santé).
Bon à savoir : les entreprises peuvent déposer un seul dossier regroupant toutes les actions de formation réalisées dans l’année, y compris celles en interne si elles respectent certains critères de forme (contenu structuré, intervenant qualifié, traçabilité des présences, etc.).
📅 Les grandes échéances à respecter
Le dossier doit être soumis au plus tard le 31 mai de l’année suivant celle de réalisation des formations. Exemple : pour les formations de 2024, le dossier doit être remis au plus tard le 31 mai 2025.
Aucun report n’est possible après cette date. Et un retard, même de 24h, équivaut à un refus automatique.
Je conseille donc à mes clients de commencer la préparation dès le mois de février, voire janvier.
🛠️ Les pièces indispensables à inclure dans le dossier
Le montage d’un dossier INFPC repose sur une exigence de clarté, de transparence et de rigueur administrative. Chaque pièce doit être justifiée, compréhensible et facilement vérifiable par les équipes de l’Institut. Voici les éléments à préparer minutieusement :
- Formulaire INFPC dûment complété (téléchargeable sur www.infpc.lu) : il constitue la base de la demande. À remplir avec exactitude (montants, intitulés, durées, objectifs).
- Liste nominative des participants par formation : précisez le nom, le matricule, la fonction et l’entreprise de rattachement si vous avez plusieurs entités.
- Factures des organismes de formation : elles doivent être adressées au nom de l’entreprise et correspondre aux montants déclarés.
- Preuves de paiement (extraits bancaires, relevés internes, journaux comptables) : elles doivent permettre de faire le lien clair avec les factures associées.
- Programmes de formation : ils doivent être complets, datés, signés si possible, avec le détail des modules, durées, objectifs pédagogiques, méthodes utilisées et profil du formateur.
- Attestations de participation signées : obligatoirement par le participant et l’intervenant. Une attestation non signée ou incomplète peut invalider toute la ligne budgétaire concernée.
- Contrat ou convention de formation (si formateur externe) : en cas de recours à un prestataire non salarié de l’entreprise, ce document est indispensable pour encadrer la prestation.
Astuce : conservez une trace claire des échanges avec les prestataires (commandes, devis, mails de confirmation). Cela peut s’avérer utile en cas de vérification ou de demande complémentaire de l’INFPC. Il est également recommandé de classer les pièces par action de formation, avec une nomenclature claire et cohérente, pour éviter toute confusion dans le traitement.
❌ Les erreurs fréquentes qui peuvent faire tomber le dossier
- Dossier incomplet ou mal structuré (documents mélangés, non nommés)
- Formations non liées à l’activité professionnelle
- Formations dispensées sans preuve de présence ou de paiement
- Confusion entre formation continue et team building / séminaires
- Programme de formation trop vague (non conforme aux exigences du ministère)
➡️ Un dossier bien présenté, clair, et justifié, a beaucoup plus de chances d’être accepté rapidement.
📌 Mes conseils terrain pour un dossier réussi
🔹 Créez un dossier numérique organisé dès le départ, avec un répertoire par formation, par salarié ou par mois. Utilisez des conventions de nommage claires et uniformes (ex. : « Formation_SST_Mars2024_ListePrésence.pdf ») pour faciliter la lecture par l’INFPC.
🔹 Faites valider vos programmes auprès de votre conseiller formation ou d’un professionnel aguerri, surtout pour les formations internes. Un programme trop vague ou non structuré est l’un des premiers motifs de refus partiel.
🔹 Formez-vous à l’utilisation de la plateforme INFPC (ou désignez un interlocuteur dédié en interne). Cela permet d’éviter les erreurs techniques ou les oublis lors du dépôt en ligne.
🔹 Anticipez les absences : assurez-vous que les dates de formation sont connues à l’avance, validées dans les plannings, et que les participants sont disponibles. Toute absence non justifiée annule le remboursement de la personne concernée.
🔹 Soyez rigoureux sur les signatures : vérifiez que chaque feuille de présence et chaque attestation de participation soit signée par le stagiaire et par le formateur. N’attendez pas la fin de l’année pour collecter ces documents.
🔹 Conservez une traçabilité complète de tous les échanges avec vos prestataires : courriels, devis, factures intermédiaires, validation de contenus. Cela pourra servir de preuve supplémentaire en cas de demande de justification par l’INFPC.
🔹 Réalisez un pré-audit interne du dossier avant envoi. Une relecture croisée par une autre personne permet souvent de détecter une pièce manquante ou une erreur formelle.
Bon à savoir : l’INFPC est disponible pour vous guider. En cas de doute, n’attendez pas la fin du process pour poser vos questions. Mieux vaut poser une question simple aujourd’hui que voir son dossier rejeté demain pour un détail évitable.
Français 
English (UK)